Il n’est pas rare qu’un salarié constate une erreur sur sa fiche de paie. Or, celles-ci peuvent avoir des conséquences tant au niveau de l’Urssaf, de l’administration fiscale depuis la mise en œuvre du prélèvement à la source, que du climat social dans l’entreprise.
Nous nous attarderons, dans cet article, sur quatre risques principaux d’erreurs ainsi que sur leurs conséquences.
Toutefois, les erreurs sur la fiche de paie ne sont pas une fatalité, il existe des outils pour éliminer ces risques !
1- Les erreurs liées à la gestion des temps de travail et des absences
Il existe de nombreux risques de se tromper compte tenu de la complexité de la matière.
Heures supplémentaires, heures de nuit, astreintes, RTT, Congés payés, absences pour maladie ou AT/MP : soyez scrupuleux lorsque vous collectez ces données et les exploitez.
Chacune de ces absences et congés obéit à des règles légales ou conventionnelles particulières.
Une erreur concernant ces informations aura une conséquence directe sur le salaire. Vous devrez alors faire une régularisation. Or, si les régularisations prennent la forme d’une retenue sur salaire ou si elles sont répétées, vous n‘êtes pas à l’abri d’un litige aux Prud’hommes.
Enfin, les erreurs dans la gestion des heures de travail peuvent être dommageables. Un oubli d’heures supplémentaires ne sera pas non seulement du goût de votre salarié, mais pourra également être considéré comme du travail dissimulé (travail au noir) par l’Administration.
Nous vous le concédons, il n’est pas facile de comprendre le fonctionnement des charges sociales. Il en existe pléthore, certaines uniquement patronales, d’autres patronales et salariales ou encore uniquement salariales comme la CSG/CRDS.
Pour couronner le tout, les barèmes des taux de cotisations sociales changent chaque année et sont l’objet de réformes régulières. Il s’agit d’un levier politique important.
Vous devez effectuer une veille scrupuleuse car en cas d’erreurs détectées lors d’un contrôle Urssaf, des pénalités ou sanctions peuvent être appliquées.
Toutefois, s’il s’agit bien d’erreurs commises de bonne foi, vous avez toujours la possibilité de régulariser votre situation grâce au principe du droit à l’erreur institué par la loi ESSOC du 10 août 2018.
3- Les erreurs liées au calcul du montant de prélèvement à la source
Une erreur dans le prélèvement de l’impôt à la source peut-être sanctionné par l’administration fiscale d’une amende qui varie selon la gravité de celle-ci et/ou son caractère intentionnel.
Les erreurs peuvent être de deux natures :
- Erreur sur le taux du PAS : application différente du taux transmis par l’administration fiscale, erreur dans l’application du barème de taux neutre, erreur de taux pour un contrat court, etc.
- Erreur sur l’assiette du PAS (la RNF – rémunération nette fiscale) : oubli d’application de l’abattement pour les contrats courts, erreur sur le caractère imposable d’un revenu, etc.
Ces erreurs peuvent toutefois être régularisées dans le bloc « régularisation » de la DSN (Déclaration sociale nominative).
4- Les erreurs liées au calcul de l’ancienneté du salarié
L’ancienneté s’entend comme la période qui démarre à l’entrée en fonction dans l’entreprise jusqu’à la fin du contrat de travail.
L’ancienneté doit être distinguée du travail effectif.
En effet, l’ancienneté est calculée suivant la période de présence du salarié, et non selon le nombre d’heures de travail effectuées.
Mais attention, cela se corse ! En effet, lors du calcul de l’ancienneté :
- certaines périodes sont exclues du calcul comme : le congé paternité, le congé sabbatique, ou la maladie non professionnelle, etc. ;
- d’autres sont prises en compte comme : maternité, AT/MP, congés payés, etc.
Or, une erreur dans la date de début du contrat de travail ou les périodes à prendre en compte, fausse inévitablement le calcul de l’ancienneté du salarié, ayant pour conséquence de le priver de certains avantages. Connaître l’ancienneté pour réaliser une fiche de paie en ligne est notamment important pour le calcul :
- de différentes primes comme la prime d’ancienneté ;
- des congés payés supplémentaires liés à l’ancienneté
- de l’indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle ;
- ou encore de la durée de préavis pour rupture du contrat de travail : ici, l’ancienneté est calculée jusqu’à la date de licenciement ou de démission.
Cette liste n’est pas exhaustive, il existe bien d’autres risques d’erreurs possibles, hélas ! La fiche de paie peut s’apparenter à un champ de mines pour une personne non formée à la paie.
Cependant, le calcul de la paie n’a pas à se faire manuellement. Il existe des solutions pour vous aider.
Vous pouvez notamment utiliser un logiciel de paie en ligne.
Ces solutions en ligne sont souvent simples d’utilisation et accessibles à tous. Les mises à jour des logiciels sont effectuées par les éditeurs pour vous éviter de rater une évolution légale, réglementaire ou de convention collective ! En cas de besoin, vérifiez qu’une équipe est à votre disposition !
Rédigé par Aurore R.
Fiche-Paie.net est un logiciel en ligne spécialisé dans la création rapide de fiches de paie.
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