L’employeur doit tenir certains registres obligatoires au sein de son entreprise. À partir de l’embauche d’un salarié, il doit mettre à disposition de l’inspections du travail ou des salariés (par exemple) un certains nombre de registres. Notamment en ce qui concerne la gestion du personnel, la sécurité et les conditions de travail.
Les registres du personnel
Le registre unique du personnel
Dès lors qu’un salarié est embauché dans l’entreprise, l’employeur doit tenir un registre unique du personnel.
Effectivement, l’employeur doit y inscrire un certain nombre d’informations dans l’ordre des embauches.
On doit y faire figurer de façon indélébile :
- Le nom et le prénom du salarié,
- Sa date de naissance,
- Son sexe,
- Sa nationalité,
- L’emploi occupé,
- Sa qualification,
- La date d’entrée et de sortie de l’entreprise,
- Le type de contrat,
- Les mutations opérées au sein de l’entreprise
- Si c’est un travailleur étranger : le type et le numéro d’ordre du titre pour l’autorisation de travail.
Pour les stagiaires : les informations sont à indiquer dans une partie spécifique afin de ne pas confondre avec les salariés. On y indique :
- Le nom et le prénom du stagiaire,
- la date de début et de fin du stage,
- le nom et le prénom du tuteur de stage,
- le lieu de présence.
Le registre unique du personnel doit être conservé durant 5 ans à partir de la date de départ du salarié ou du stagiaire.
Le registre des délégués du personnel
Il doit contenir les demandes des délégués du personnel et les réponses de l’employeur.
Le registre doit être mis à disposition de l’inspecteur du travail et des salariés.
Le registre des repos hebdomadaires particuliers
Ce registre répertorie :
- Le nom des salariés soumit à un régime particulier,
- Les jours de repos attribués (ou la fraction de journées adoptées pour le repos).
Cela concerne les entreprises qui attribuent des jours de repos par roulement comme dans le commerce ou la restauration par exemple.
L’inscription des nouveaux salariés bénéficiant d’un jour de repos hebdomadaire particulier doit y être faite dans les six jours suivant l’embauche.
Le double des bulletins de paie
L’entreprise doit conserver pendant 5 ans le double des bulletins de paie de ses salariés. Par ailleurs, le livre de paie n’est pas obligatoire.
Les registres pour la sécurité et les conditions de travail
Le registre des accidents du travail bénins
Ce registre répertorie tous les accidents de travail n’ayant pas entraînés d’arrêt de travail ni de soins médicaux.
C’est la CARSAT (caisse d’assurance retraite et de la santé au travail)* qui peuvent autoriser (sous conditions figurant à l’article D. 441-1 du CSS) l’employeur à remplacer la déclaration d’accident n’entraînant ni arrêt de travail ni soins médicaux par une inscription sur ce registre.
* Depuis le 1er avril 2010, chaque CRAM (caisse régionale d’assurance maladie) a été transformée en CARSAT, sauf en Alsace (en 2012) et en Île-de-France (CRAMIF).
L’employeur doit inscrire sur le registre :
- la date de l’accident dans les 48 heures de sa survenance (hors dimanche et jours fériés),
- le nom de la victime,
- le lieu,
- les circonstances de l’accident,
- la nature et le siège des lésions
- la signature de la victime (en face des indications portées par l’employeur).
Le registre peut être consulté par le médecin du travail.
Le registre spécial des dangers graves et imminents (registre du CHSCT)
Ce registre contient les avis du CHSCT sur les dangers graves et imminents qui existent au sein de l’entreprise.
Ces dangers sont :
- constatés par le CHSCT,
- ou ils ont été signalés par un salarié (qui a éventuellement exercé son droit de retrait).
Le document unique d’évaluation des risques professionnels
Il répertorie tous les dangers et les risques encourus par les salariés. Il doit contenir :
- les risques classés par ordre de gravité,
- le nombre de salariés exposés,
- la fréquence d’apparition du risque concerné,
- les moyens de prévention existant,
- les moyens de prévention à développer.
Ce document est à conserver sans limitation de durée.
Le registre des contrôles de sécurité
Ce registre atteste des contrôles effectués dans l’entreprise.
Effectivement, l’employeur a l’obligation de mettre à disposition de ses salariés des équipements de travail de qualité.
C’est pourquoi il doit contrôler régulièrement le matériel, les engins, les installations, les équipements et le matériel utilisé par les salariés.
Le registre de sécurité contient :
- les attestations, les consignes et les rapports relatifs aux vérifications et contrôles au titre de l’hygiène et de la sécurité au travail,
- les observations et les mises en demeure émises par l’inspection du travail concernant les questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques.
Ce registre doit être conservé au moins pendant 5 ans.
D’autres registres existent…
Certains secteurs d’activités doivent tenir d’autres registres spécifiques.
Les établissements hôteliers, les cafés et les restaurants
Les employeurs de ces secteurs d’activités doivent tenir des registres particuliers.
Effectivement, la réglementation de ces établissements, en matière d’affichage, de protection des mineurs, d’interdiction de fumer, d’hygiène et de sécurité est spécifique à ce secteur d’activité. Elle a pour but de protéger les consommateurs.
Les établissements du bâtiment et des travaux publics
Les établissements du bâtiment et des travaux publics doivent tenir un certain nombre de documents spécifiques à leur activité tels que :
- les registres des chantiers,
- les registres des observations,
- le registre de surveillance médicale renforcée,
- le registre-journal de la coordination,
- le dossier d’intervention ultérieure sur l’ouvrage et de maintenance des lieux de travail.
Bien entendu, la liste de ces registres n’est pas exhaustive et est spécifique à chaque secteur d’activité.
Par ailleurs, la bonne tenue de ces registres permet à l’entreprise de se mettre en conformité avec la loi (sous peine de sanction). Cela permet aussi de faire preuve de transparence au niveau de ces obligations notamment dans le respect des règles de santé et de sécurité au sein de l’entreprise.
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